第一步：先建立标题层级和正文样式
不要逐段手工改字号。先用标题 1、标题 2、正文、引用等样式建立层级，后续统一修改时只需调整样式定义，导航窗格和自动目录也能正常工作。
第二步：页码、横向页和不同页眉用分节处理
需要某几页横向、封面不显示页码或不同章节使用不同页眉时，核心工具是分节符。用大量空行或手工分页去凑版式，文档一修改就容易整体错位。
第三步：图表和图片用题注，不要手敲编号
正式报告中的图 1、表 1 等编号应使用题注和交叉引用。这样插入新图表后编号可以自动更新，也能生成图表目录。
第四步：多人修改用修订和批注
需要审核时开启修订，讨论具体问题用批注。不要通过改字体颜色模拟版本记录；定稿前统一接受或拒绝修改，并删除不应保留的批注。
第五步：交付前做一次跨环境检查
复杂字体、文本框、公式和表格在网页版、不同 Office 版本或其他办公软件中可能有差异。重要文件最好同时提供 PDF 定稿版，并在目标环境打开抽查。
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官方资料：Microsoft Word